تنظیم قرارداد و آموزش قراردادنویسی

02188681856

09122505985
Telegram iconTelegram icon Google-plus icon Active-Instagram-4 icon  Linkedin icon

احراز هویت طرفین معامله

Identification of the Contracting Party

مطلب بعدی که یک قرارداد نویس باید به آن توجه کند احراز هویت یا سمت طرفین معامله است که موارد لازم الاحراز و روشهای آن به شرح ذیل صورت می پذیرد:

الف- شخص حقیقی:

۱- اخذ کپی کارت ملی.

۲- اخذ مجوز کار و فعالیت وی.

۳- اخذ آدرس و شماره تلفن.

ب- شخص حقوقی:

۱- احراز موجودیت شرکت: برای این موضوع کافی است که اولا اساسنامه یا گواهی تاسیس شرکت را از طرف معامله اخذ کنید یا به سایت روزنامه رسمی به آدرس www.rrk.ir/News/NewsList.aspx مراجعه کرده و با پایش از طریق اسم یا شناسه ملی شرکت مزبور، از آخرین اطلاعات مربوط به شرکت اطلاع حاصل کنید. البته توجه داشته باشید که اگر شرکت از نوع با مسوولیت محدود باشد کمی کار مشکل تر است چراکه سایت مزبور اطلاعات ثبتی شرکتها از سال ۸۲ به قبل را ندارد و با لحاظ اینکه شرکتهای با مسوولیت محدود و نیز صاحبان امضای مجاز آن برای مدت نامحدود تشکیل و انتخاب می شوند لذا تنها راه پایش موضوع اخذ مستندات ثبتی از طرف معامله و نیز جستجوی نام شرکت در سایت فوق الذکر جهت احراز عدم انحلال شرکت است.

۲- احراز تطابق موضوع شرکت با فعالیت موضوع معامله است. این موضوع نیز از طریق بررسی گواهی تاسیس که در سایت مزبور نیز می آید قابل احراز است.

۳- درخصوص چگونگی احراز شرکت دولتی و خصوصی هیات وزیران تصویب نامه ای را به  شماره ۲۳۷۰۸/ت۲۴۵۳۷هـ مورخ ۲۰/۵/۱۳۸۰ گذراند که تفکیکی از شرکتهای دولتی، وابسته به دولت و تابعه دولت ارائه می داد ولی طب رای شماره ه/۸۱/۱۷۲ ـ مورخ ۱۷/۱۲/۱۳۸۲ دیوان عدالت اداری به شرح ذیل ابطال گردید:

نظر به بند (ج) ماده یک قانون استخدام کشوری و ماده ۴ قانون محاسبات عمومی کشور در باب تعریف شرکتهای دولتی و تعیین مشخصات قانونی آنها و اینکه تعیین و احصاء خصوصیات ممیزه واحدهای دولتی و تابعه یا وابسته به آنها متضمن توجه به آثار حقوقی خاص به واحدهای مذکور است و در نتیجه وضع مقررات در جهت تعیین خصوصیات و ضوابط شرکتهای تابعه و وابسته دولتی اختصاص به مقنن دارد ، بنابراین تصویب نامه شماره ۲۳۷۰۸/ت۲۴۵۳۷هـ مورخ ۲۰/۵/۱۳۸۰ هیأت وزیران در زمینه تعریف شرکت وابسته و تابعه دستگاههای اجرایی و تعیین خصوصیات حقوقی آنها خارج از حدود اختیارات قوه مجریه در وضع مقررات دولتی تشخیص داده می شود و مستنداً به قسمت دوم ماده ۲۵ قانون دیوان عدالت اداری ابطال می گردد .

۳- احراز ذی سمتان و یا صاحبان امضای مجاز شرکت: این موضوع از طریق مراجعه به سایت فوق الذکر قابل دسترسی است. معمولا در تعیین صاحبان امضای مجاز اینگونه قید می کنند که امضای کلیه اسناد تعهد آور و اوراق بهادار و اسناد تجاری و قراردادها با امضای مدیر عامل و یکی از اعضای هیات مدیره همراه با مهر شرکت معتبر خواهد بود. لذا در صدر قرارداد باید هم به نام و نام خانوادگی صاحبان امضای مجاز اشاره کرد و هم سمت قانونی آنها.

در اینخصوص توجه به نکات ذیل ضروری است:

الف- در شرکتهای سهامی خاص ، مدیران و صاحبان امضای مجاز بایستی هر دوسال یکبار دوباره انتخاب شوند. این بدان معناست که یک قراردادنویس بایستی به اعتبار دوساله روزنامه رسمی حاوی انتخاب صاحبان مجاز شرکت توجه و دقت نماید. اگر اعتبار دوساله از تاریخ صورتجلسه هیات مدیره گذشته بود، از طرف معامله توضیح بخواهد و تا روزنامه رسمی دال بر تعیین مدیران جدید ارائه نداده است قرارداد را نهایی ننماید.

ب-ارائه صورتجلسه ثبت نشده هیات مدیره شرکت که به امضای مدیران شرکت رسیده است و در آن صاحبان امضای مجاز تعیین شده اند کافی نیست. آنچه برای یک قراردادنویس مهم است احراز صاحبان امضای مجاز از طریق برگه روزنامه رسمی است. البته در مواردیکه صورتجلسه هیات مدیره در مرحله ثبت بوده و تایید داخلی شده است ولی در پروسه انتشار است، تاییدیه اداره ثبت مبنی بر انتشار آن کافی است.

ج- قراردادها باید به امضای صاحبان امضای مجاز برسد. امضای یک نفر از صاحبان امضای مجاز کافی نیست. متاسفانه در برخی شرکتها دیده می شود که به دلیل اهمیت نداشتن برخی قراردادها (به زعم آنها) ، قرارداد را تنها به امضای مدیر عامل می رسانند و حتی در حالتی بدتر، یکی از مدیران خارج از امضای مجاز، قرارداد را امضا می نماید. این موضوع خصوصا در شرکتهایی که دارای پروژه های مختلف در نقاط مختلف کشور بوده و نیاز به تنظیم قرارداد در محل هر یک از پروژه ها دارند بیشتر مبتلا به است؛ چراکه رفت و برگشت متن کاغذی قراردادها زمان زیادی را صرف می کند. ولی این بهانه ها، نمیتواند مستمسکی برای عدم رعایت قانون باشد. البته باید توجه داشت که امضای قرارداد در شرکتهای دولتی یا به اصطلاح دستگاههای اجرایی این مسامحه صورت می گیرد و امضای مجاز به آن معنایی که در شرکتهای خصوصی مطرح است وجود ندارد یا کمتر دیده می شود. در این موارد بایستی یا به روزنامه رسمی شرکت یا به اساسنامه یا قوانین مرتبط با آن رجوع نمود که چه اشخاصی را صاحب امضای مجاز می دانند.

۴- اخذ شناسه ملی طرف معامله از طرق مذکور.

۵- اخذ کد اقتصادی طرف معامله که از طرق فوق الذکر قابل دستیابی نیست. تنها راه آن اخذ مفاصای مالیاتی طرف معامله جهت احراز کد اقتصادی است. دلیل الزام به قید این کد در قراردادها مراکز مالیاتی و بیمه ای است که بدون درج کد اقتصادی نسخه قراردادها را دریافت نمی کنند.

۶- آدرس قانونی شرکت: این آدرس نیز از طریق مراجعه به سایت روزنامه رسمی قابل دستیابی است. نوشتن این آدرس از جهت قانونی بودن و احراز ابلاغ های قانونی و قراردادی بسیار اهمیت دارد. مثلا جهت ابلاغ فسخ قرارداد نیاز به ارسال کتبی موضوع به آدرس قانونی دارید. درغیر اینصورت ، طرف مقابل می تواند ادعا نماید که ابلاغ قانونی نبوده یا به دستم نرسیده است. البته می توان آدرس دیگری را بر مبنای توافق در صدر قرارداد گنجاند ولی بایستی در ماده ای جداگانه قید نمود که طرفین پذیرفته اند که کلیه ابلاغات قانونی و قراردادی به آدرس صدرالذکر صورت پذیرفته و به منزله ابلاغ قانونی است.